Hausmeisterservice wechseln: Checkliste für Hausverwaltungen und Eigentümergemeinschaften

Ein Hausmeisterservice wird selten gewechselt, weil ein einzelner Fehler passiert ist. Meist ist es die Summe: Rückmeldungen dauern, der Turnus wird nicht eingehalten, Rechnungen kommen unregelmäßig, und irgendwann fragt ein Eigentümer in der Versammlung, wofür eigentlich bezahlt wird. Dann steht der Wechsel im Raum, und mit ihm die Sorge, dass dabei etwas liegen bleibt. Das muss nicht sein. Mit der richtigen Reihenfolge gelingt der Wechsel des Hausmeisterservice ohne einen einzigen Tag Betreuungslücke.

Woran du erkennst, dass es Zeit ist

Diese Anzeichen sehen wir bei Objekten, die wir übernehmen, immer wieder:

• Auf Meldungen von Bewohnern kommt tagelang keine Reaktion.
• Es gibt keinen Nachweis, wann was gemacht wurde: kein Reinigungsplan, kein Winterprotokoll.
• Rechnungen sind Pauschalen ohne erkennbare Leistung, oft mit Reparaturen vermischt.
• Die Ansprechperson wechselt ständig oder ist nur über eine Zentrale erreichbar.
• Kleine Dinge bleiben liegen: die defekte Leuchte im Treppenhaus, das klemmende Tor, die Hecke, die in den Weg wächst.

Ein einzelner Punkt ist noch kein Grund. Drei davon über mehrere Monate sind einer.

Schritt 1: Den bestehenden Vertrag prüfen

Bevor du Angebote einholst, lies den laufenden Vertrag. Entscheidend sind Laufzeit, Kündigungsfrist und automatische Verlängerung. Verbreitet sind drei Monate zum Quartals- oder Jahresende; manche Verträge verlängern sich stillschweigend um ein weiteres Jahr, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird. Notiere den letztmöglichen Kündigungstermin und das Datum, ab dem ein neuer Dienstleister starten kann. Alles Weitere richtet sich danach.

Kündige schriftlich und lass dir den Eingang bestätigen. Bei einer Eigentümergemeinschaft kündigt die Verwaltung im Namen der WEG, gedeckt durch einen Beschluss.

Schritt 2: Leistungsverzeichnis erstellen

Der häufigste Fehler beim Wechsel ist, das alte Leistungsverzeichnis einfach zu übernehmen. Nutze die Gelegenheit, den tatsächlichen Bedarf aufzuschreiben:

• Kontrollgänge: wie oft, welche Bereiche, was wird geprüft
• Treppenhausreinigung: Turnus, Umfang, Grundreinigung
• Grünpflege: Flächen in Quadratmetern, Hecken, Beete, Laub
• Winterdienst: Flächenplan, Bereitschaft, Streugut, Protokoll
• Mülltonnendienst: Anzahl der Tonnen, Abfuhrtage
• Zählerablesungen, Handwerkertermine, Schlüsselverwaltung
• Berichtswege: Wer wird bei Schäden informiert, in welcher Frist

Mit diesem Verzeichnis werden Angebote vergleichbar. Ohne es vergleichst du Pauschalen, hinter denen Verschiedenes steckt.

Schritt 3: Angebote vergleichen, nicht nur Preise

Beim Vergleich zählen fünf Dinge mehr als die letzte Nachkommastelle:

1. Besichtigung vor dem Angebot. Wer ein Objekt anbietet, ohne es gesehen zu haben, schätzt. Wir besichtigen jedes Objekt, bevor wir ein Angebot machen.
2. Feste Ansprechperson und Erreichbarkeit. Werktags durchgehend, im Winterdienst rund um die Uhr.
3. Dokumentation. Reinigungsplan, Einsatzprotokoll, Meldung von Schäden mit Foto.
4. Rechnungsaufbau. Monatlich, mit getrennt ausgewiesenen umlagefähigen Positionen. Warum das wichtig ist, steht im Beitrag über umlagefähige Hausmeisterkosten.
5. Absicherung. Eine Betriebshaftpflicht mit ausreichender Deckung und die Gewerbeanmeldung. Lass dir die Nachweise zeigen.

Schritt 4: Beschluss der Eigentümergemeinschaft

Bei einer WEG ist die Beauftragung eines Hausmeisterdienstes eine Maßnahme der ordnungsmäßigen Verwaltung und braucht einen Beschluss mit einfacher Mehrheit. Die Verwaltung stellt in der Versammlung das Leistungsverzeichnis, zwei bis drei Angebote und ihre Empfehlung vor. Die Kosten laufen über den Wirtschaftsplan und werden nach Miteigentumsanteilen verteilt. Wer den Beschluss sauber protokolliert, hat später keine Diskussion über die Zuständigkeit.

Schritt 5: Die Übergabe organisieren

Der neue Dienstleister sollte vor dem Start eine Begehung mit der Verwaltung machen. Dabei werden übergeben:

• Schlüssel und Transponder mit Liste, wer welchen Schlüssel hat
• Pläne: Flächenplan für Winterdienst und Grünpflege, Lage von Zählern, Hauptschaltern und Absperrventilen
• Termine: Abfuhrtage, Wartungstermine für Aufzug und Heizung, vereinbarte Reinigungstage
• Offene Punkte: bekannte Mängel, laufende Reparaturen, Kontakte zu Handwerkern
• Zählerstände zum Übergabetag, damit die Abrechnung sauber getrennt wird

Lass dir vom alten Dienstleister alle Schlüssel gegen Quittung zurückgeben. Fehlt einer, ist der Übergabetag der Zeitpunkt, um Schließzylinder zu tauschen, nicht drei Monate später.

Schritt 6: Bewohner informieren

Ein kurzer Aushang und eine Nachricht an die Eigentümer genügen: neuer Dienstleister ab welchem Datum, wer die Ansprechperson ist, wie Schäden gemeldet werden. Bewohner, die wissen, wen sie anrufen können, melden Probleme früher, und das spart am Ende Geld.

Die ersten drei Monate

Ein guter Start zeigt sich nicht am ersten Tag, sondern nach dem ersten Quartal. Vereinbare mit dem neuen Dienstleister ein kurzes Gespräch nach etwa zwölf Wochen: Läuft der Turnus, stimmen die Rechnungen, gibt es Rückmeldungen von Bewohnern? Was dann noch hakt, lässt sich mit einer Anpassung des Leistungsverzeichnisses lösen, bevor es zur Gewohnheit wird.

Checkliste zum Abhaken

1. Laufenden Vertrag prüfen: Kündigungsfrist und Verlängerung notieren
2. Schriftlich kündigen, Eingang bestätigen lassen
3. Leistungsverzeichnis nach tatsächlichem Bedarf erstellen
4. Zwei bis drei Angebote nach Besichtigung einholen
5. Bei WEG: Beschluss in der Eigentümerversammlung
6. Begehung und Übergabe: Schlüssel, Pläne, Termine, Zählerstände
7. Bewohner informieren
8. Nach drei Monaten Zwischenbilanz ziehen

Du planst einen Wechsel und willst wissen, wie wir ein Objekt übernehmen? Schick uns die Eckdaten, wir kommen zur Besichtigung und bringen ein Angebot mit, das zu deinem Leistungsverzeichnis passt.