Umlagefähige Hausmeisterkosten: Was auf Mieter umgelegt werden darf und was nicht

Kaum eine Position in der Nebenkostenabrechnung sorgt für so viele Rückfragen wie der Hausmeister. Mieter fragen, was sie eigentlich bezahlen. Vermieter und Hausverwaltungen fragen, was sie überhaupt umlegen dürfen. Die Antwort steht in der Betriebskostenverordnung (BetrKV), und sie ist klarer, als viele denken. Die Schwierigkeit liegt nicht im Gesetz, sondern in der Praxis: Eine Rechnung, die alles in einer Summe zusammenfasst, macht die Abrechnung angreifbar.

Was sagt die Betriebskostenverordnung?

§ 2 Nr. 14 BetrKV nennt die Kosten für den Hauswart: die Vergütung und alle Nebenkosten, die dem Eigentümer für einen Hauswart entstehen, soweit dieser nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung erledigt. Dieser Halbsatz ist der Kern der ganzen Frage.

Umlagefähig sind demnach die laufenden Tätigkeiten am Gemeinschaftseigentum:

• Kontrollgänge durch Treppenhaus, Keller, Außenanlage und Tiefgarage
• Prüfen von Beleuchtung, Türen, Toren und Aufzug auf Funktion
• Bereitstellen und Zurückholen der Mülltonnen
• Ablesen von Zählern, Wechseln von Leuchtmitteln
• Kleine Handreichungen, die keine Reparatur sind, etwa eine Tür nachstellen
• Koordination von Handwerkern, soweit es um die laufende Betreuung geht

Nicht umlagefähig sind:

• Reparaturen und Instandhaltung, egal wie klein
• Erneuerung von Bauteilen, Malerarbeiten
• Verwaltungsaufgaben wie Abrechnungen, Mieterwechsel, Schriftverkehr
• Anschaffungen von Geräten für die Instandhaltung

Was ist mit Reinigung, Grünpflege und Winterdienst?

Diese Leistungen laufen häufig über denselben Betrieb, sind aber eigene Positionen in der Verordnung und jeweils umlagefähig:

Leistung	Position in § 2 BetrKV
Treppenhaus- und Gebäudereinigung	Nr. 9, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
Gartenpflege, Rasen, Hecken, Beete	Nr. 10, Gartenpflege
Winterdienst auf Gehwegen und Zufahrten	Nr. 8, Straßenreinigung und Müllbeseitigung
Glasreinigung an Gemeinschaftsflächen	Nr. 9, Gebäudereinigung

Voraussetzung ist, dass die Leistungen regelmäßig wiederkehren. Eine einmalige Grundreinigung nach einer Baumaßnahme ist Instandhaltung, keine Betriebskosten. Bei Leistungen in mehrjährigem Abstand kommt es auf den Einzelfall an: Wiederkehrend ist auch, was nur alle paar Jahre anfällt. Bei der Hochdruckreinigung lohnt es sich deshalb, einen festen Turnus zu vereinbaren, statt nur bei Bedarf zu beauftragen.

Warum die Rechnung des Hausmeisters entscheidet

Die Gerichte verlangen vom Vermieter, dass er den umlagefähigen Anteil nachvollziehbar belegen kann. Bekommt er von seinem Hausmeisterdienst eine Rechnung über „Objektbetreuung pauschal“, in der Kontrollgänge, ein Reparaturtermin und die Koordination des Dachdeckers stecken, muss er den nicht umlagefähigen Teil schätzen und herausrechnen. Diese Schätzung greift der Mieter im Zweifel an, und der Vermieter trägt die Beweislast.

Die Lösung ist einfach: Der Hausmeisterdienst weist auf jeder Rechnung umlagefähige und nicht umlagefähige Positionen getrennt aus. Bei uns steht die laufende Betreuung mit Turnus und Objekt auf der einen Seite, Sonderleistungen wie ein zusätzlicher Einsatz auf der anderen. Die Hausverwaltung überträgt die Beträge dann direkt in die Abrechnung, ohne zu rechnen und ohne Angriffsfläche.

Monatlich abrechnen, jährlich umlegen

Betriebskosten werden einmal im Jahr abgerechnet, spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Für die Hausverwaltung ist es deshalb praktisch, wenn die Rechnungen des Hausmeisters monatlich und immer gleich aufgebaut kommen. Zwölf gleichartige Belege lassen sich in einer Stunde verbuchen; eine Sammelrechnung im Dezember mit Nachträgen nicht.

So prüfst du die Rechnung deines aktuellen Dienstleisters

1. Steht auf der Rechnung, welches Objekt und welcher Zeitraum gemeint ist?
2. Sind Kontrollgänge, Reinigung, Grünpflege und Winterdienst als eigene Positionen erkennbar?
3. Sind Reparaturen, Materialkäufe und Sondertermine getrennt ausgewiesen?
4. Gibt es einen Leistungsnachweis, etwa einen Reinigungsplan im Treppenhaus oder ein Einsatzprotokoll im Winter?
5. Ist die Rechnung so aufgebaut, dass du sie ohne Nachfrage in die Abrechnung übernehmen kannst?

Wenn du bei zwei oder mehr Punkten zögerst, lohnt ein Gespräch mit dem Dienstleister oder ein Blick auf Alternativen. Wie ein Wechsel ohne Lücke gelingt, steht im Beitrag Hausmeisterservice wechseln.

Was das für Mieter bedeutet

Für Mieter ist die Trennung genauso wichtig. Wer in der Abrechnung eine Position „Hausmeister“ sieht, darf Einsicht in die Belege verlangen und prüfen, ob Reparaturen enthalten sind. Ein gut aufgestellter Hausmeisterdienst macht diese Prüfung kurz: Die Rechnung zeigt, was geleistet wurde, und der Nachweisplan im Treppenhaus zeigt, wann. Das erspart beiden Seiten Diskussionen.

Du willst wissen, wie das an deinem Objekt aussehen würde? Schick uns die Eckdaten, wir zeigen dir ein Angebot, auf dem die Trennung schon steht.